О практике проведения World Cafe на ОР2016 Kyiv

Наблюдая за гостями нашей бизнес-конференции, мы пришли к выводу, что “принять участие” для многих означает просто получить красивый бейджик, поудобней расположиться на стуле и 7 часов слушать доклады чуть более предприимчивых коллег с несколькими перерывами на обед и кофебрейк.

Мини книга “Тайм-менеджмент и личная эффективность”

Скачайте книгу сейчас

 

Marketing by

Между тем, у каждого слушателя своего опыта по разрешению различных проблем уже набралось на целый фирменный вагон и именную тележку. Причем опыта уникального и не уступающего по ценности тому, которым делятся со сцены спикеры. Получается, что 1000 замечательных умов внимают 70-ти из их числа. Так почему же не предоставить возможность всем рассыпать инсайтами, если таковые имеются?

Вот так в процессе подготовки к ОР пришла мысль провести массовый брейншторм в формате World Cafe – способа групповой коммуникации и нахождения командой оптимального пути выхода из заданной ситуации. Метод, надо сказать, совсем не нов и используется в европейской бизнес-среде уже лет 10.

 В чем суть:

• Участники разбиваются на равные по количеству группы и рассаживаются за столы, в каждой группе выбирается хозяин стола.
• Ведущий знакомит всех с правилами, далее в 3 раунда происходит общение на заданную тему, после каждого из которого участники, кроме хозяина стола, занимают в произвольном порядке места за другими столами.
•  Хозяин стола собирает все предложения, которые участники за его столом обсуждали за это время. 
• В итоге получаем прошедшие через несколько фильтров готовые инструкции для действия в заданных изначально обстоятельствах.

Если ваша команда открыта к экспериментам – смело внедряйте, если нужно постоянно генерить новые идеи.

Держите поэтапную инструкцию, как провести World Cafe, на примере ОР:

Шаг №1 Обеспечьте реквизит

Кроме столов и стульев, понадобятся цветные маркеры, листы ватмана или А4 и стикеры. Стикеры можно также использовать в качестве бейджев, если участники не знакомы. Ведущему пригодится флипчарт.

Шаг №1 Выберите время старта

Важно запланировать игру на такое время, когда люди будут максимально расположены к общению и никуда не спешат, иначе сфокусировать их мысли не удастся.

На ОР мы провели игру во время двух последних докладов в первый день конференции: те, кто успел устать от докладов и хотел закончить вечер интенсивным нетворкингом, просто подсаживался на свободное место за столом.

Шаг №2 Выберите ведущего или станьте им

Им должен стать человек, заинтересованный в получении конкретного решения с помощью обсуждения. Задача ведущего – понятно объяснить участникам, какой ответ от них ожидается, направлять поток мыслей в нужное русло и следить за соблюдением условий тайминга и смены стола.
Вопрос следует сформулировать однозначно и подкрепить, если понадобится, исходной информацией.

Шаг №3 Пригласите участников

Число участников не ограничено, в идеале оно должно быть кратное количеству столов. Для поиска решения внутри маленького рабочего коллектива, можно провести World Cafe даже для 4 человек без ведущего – по 2 за каждый стол.

Поскольку формат для нашей конференции новый, изначально желающих поиграть в Мировое кафе пришло человек 30. Но открытая дверь в зал помогла – проходящие мимо участников заинтересовались шаманством организаторов с расстановкой реквизита и терпеливо ждали объяснений. В итоге набралось 11 столов по 5-6 человек.
Шаг №4 Объясните участникам правила

После того, как все выберут себе место, расскажите об условиях, временных рамках и правилах поведения:

• Раунд 1: За 15 минут участники каждого стола знакомятся и по очереди выражают свое мнение по теме, главные мысли хозяин стола записывает на листах в любом виде – будь то список, схема, рисунок и т.п.

По прошествии этого времени все, за исключением хозяина стола, перемещаются за другие столы – в идеале так, чтобы в новой группе не встречались участники предыдущей.

• Раунд 2: После знакомства хозяин стола рассказывает о проблемах и решениях, которые обсуждала предыдущая команда за его столом. Среди озвученных вызовов выбираются те, которые резонируют с вызовами новых участников больше всего, то есть 1-2 максимально близких. Далее схема повторяется – каждый участник высказывает свой взгляд на проблему, сухой остаток которой фиксируется на бумаге. Через 15 минут снова происходит перемена стола всеми, кроме хозяина.
• Раунд 3: То же самое: знакомство, разбор брейншторма предыдущей группы, обмен мнениями, тезисная запись. Пересаживаться уже не нужно.
• Раунд 4. Каждый стол готовит на А4 небольшую презентацию своего вызова и возможных решений. Дается слово каждому хозяину стола, в котором он озвучивает набор предложений, к которым пришла группа в последнем раунде.

Этикет:

• Направляйте внимание на главное
• Привносите свое уникальное мышление
• Говорите искренне
• Слушайте, ловите “эврику”
• Связывайте идеи между собой
• Исследуйте глубинные инсайты
• Играйте, рисуйте
• Получайте удовольствие 🙂

Шаг №5 Сформулируйте вопрос и засекайте время

…А дальше все по правилам!

Учитывая, что гости нашего Мирового кафе не знакомы с собеседниками и занимают разные должности, мы спросили следующее:
C какими вызовами вы сталкиваетесь сейчас в своем проекте\своей компании?

В ходе обсуждения обнажались проблемы, общие для всех IT-компаний: что делать со старением “синьоров”, с чего начать выход на новый рынок, как заставить клиентов платить вовремя и так далее. Подробнее о предложенных решениях с картинками расскажу позже во второй части статьи.

Ну ладно,  держите спойлер 🙂 

У нас весь процесс собственно World Cafe, без учета приготовлений, занял 1 час 20 минут:

1. объяснение правил – 5 мин,
2. 3 раунда обсуждений – 3*15=45 мин,
3. 2 смены стола – 2*5=10 мин,
4. презентация результатов – 20 мин.

Думаю, такой вариант “обмозговывания” задач стоит однозначно попробовать и в узком коллективе отдельной компании. А что помогает создавать командные решения в вашей компании?

Павел Обод Партнер и основатель “Growth Factory”

Соц. сети: