8 ошибок, которые обошлись IT-компании в $310 тыс

13.01.2021 |
Аналитика

За 10 лет существования Sloboda Studio мы экспериментировали, искали и пробовали разные пути. Нам встречались разные клиенты и сотрудники. Часто мы теряли деньги, но приобретали опыт, которым я и хочу с вами поделиться.

Я собрал 8 наших ошибок, которые можно легко предупредить, если подумать о них заранее. По каждой я укажу наши примерные потери – доход, который мы потеряли или недополучили. В конце статьи посчитаем, как дорого Слободе обошлись эти ошибки.

5 ключевых финансовых показателей IT компании

Узнайте 5 главных показателей, которые должна отслеживать каждая IT-компания для роста с пояснениями и рекомендациями к каждому.

Marketing by

1.  Ключевые сотрудники и заказчики – $20 тыс.

Одна из самых первых и самых болезненных наших ошибок. В Слободе тогда было всего 10 человек, нам было 2 или 3 года. У нас был один ключевой сотрудник, очень крутой, талантливый парень, который пришел к нам джуном и вырос до уровня  сеньора. И был один основной заказчик.

В какой-то момент этот сотрудник решил покинуть компанию. Я просто не мог поверить в его уход – мы же практически семья, столько сделали вместе, росли вместе с самого начала.

Конечно, после его ухода тот самый заказчик начал требовать, чтобы я понижал рейты, начал задерживать выплаты – таким образом выкручивал руки. Напомню, это был ключевой, практически единственный заказчик. Переговоры с ним были очень тяжелыми, конечно мне пришлось пойти навстречу, и всё равно этот заказчик позже ушел.

Через время этот заказчик недоплатил нам порядка $10k, но это был не единственный похожий случай.

Как вы можете понять, в итоге мы прошли через эти трудности и чувствуем себя вполне хорошо. Мы нашли других заказчиков, обучили новых сотрудников и успешно растём дальше. Но с тех пор привязка к одному сотруднику или заказчику для меня – сигнал опасности. Она может убить ваш бизнес.

Всегда подстраховывайтесь и имейте запасные варианты. Сейчас у нас самый крупный аккаунт ведет до 30% от общего числа клиентов и мы следим, чтобы этот процент не повышался.

Для ключевых сотрудников у нас есть «олимпийский резерв» – люди, которых мы обучаем и которые в случае необходимости могут быстро подхватить задачи в случае болезни или увольнения менеджеров.

2. Неудачные поездки на конференции – $30 тыс.

На Cebit – свою первую крупную конференцию – я просто приехал. Ходил там, улыбался всем и предлагал поработать вместе. Так вот, это не работает.

Для качественной подготовки к конференции нужен минимум месяц и выделенный для этого человек, а лучше 2 месяца и 3-4 человека. Сейчас к конференциям и роад-шоу (поездкам в страну заказчика с целью продажи) мы готовимся очень загодя, а на самом мероприятии в основном встречаемся просто чтобы окончательно обговорить детали и подписать договор.

На поездку без подготовки уходит около $2000 ($300-$1000 билеты на вход, около $1000 на перелет, проживание, командировочные и, если оценивать время сейлз-менджера – то еще $200), а с подготовкой еще  около $2000 ($600 ЗП сотрудника/мес * 2 человека на  1.5 месяца подготовки). 

Если же ехать со стендом – то стоит дополнительно закладывать $1-20k. 

Суммарно в Слободе мы посетили более 10 конференций с общими расходами около $30k, но крупных проектов увы не привезли. 

3. Работа без своевременной оплаты – $150 тыс.

У меня и у многих компаний наших компаний Growth Factory была ситуация с задержкой оплаты заказчиком. Вам обещают вот-вот заплатить – как только допилите фичу, как только инвестор переведёт деньги и много-много других отговорок. В худшем случае начинается “финансовый терроризм” – вам угрожают вообще не платить, если не доделаете вот сейчас.

У нас был заказчик еще в 2013 году из Санкт-Петербурга, под которого я собрал дорогостоящую команду. Данный клиент стал генерировать более 60% оборота. В итоге у его инвестора упала нефтевышка, а Слобода попала на $80k. 

$150k, указанные в подзаголовке, – довольно приблизительная сумма. Это стоимость работы 8 разработчиков уровня синьор в течение квартала. То есть если у вас есть пара небольших команд, в которых задержали оплату на 2-3 месяца – то вы уже потеряли эти деньги. А если прибавить все дополнительные расходы (офис, менеджмент, печеньки, HR) – то сумма будет ещё больше.

Если вам не платят, останавливайте разработку и не давайте кормить себя обещаниями. Для себя мы определили этот срок в месяц. Если в течение месяца нашу работу не оплачивают – мы её приостанавливаем.

Тактика и тональность переговоров в этой ситуации тоже очень важны. Угрозы и оскорбления – очевидно путь в никуда. Для нас лучше всего работает примерно такой сценарий общения:

– Уважаемый заказчик, у вас уже накопилась сумма $XXX . Мы предполагаем, что морально вам дискомфортно из-за этого долга. Мы предлагаем вам взять тайм-аут, чтобы разобраться с этой проблемой и вернуться к нам, после чего мы продолжим разработку.

Так мы очень мягко, деликатно и с заделом на будущее сообщаем заказчику, что работа остановлена и пора заплатить.

Если вам совсем нечем занять разработчиков – как крайний вариант можно разрешить им кодить, не выкладывая результат на сервера заказчика. Но не стоит себя обманывать – ищите новые варианты.

Кстати, тот самый заказчик из первой истории остался мне должен порядка $10k. Мы даже с ним виделись через 5 лет после прекращения работы. Он угостил меня пиццей. Не совсем равноценная замена $10k, но во многом Слобода как компания началась с него. Поэтому я ему скорее благодарен, несмотря ни на что.

4. Плохие договоры – $20 тыс.

Вы знаете, что такое что такое Non-solicitation? Это договор о непереманивании: что ваши сотрудники не могут напрямую работать с заказчиком и наоборот. Такой договор обязательно нужно подписывать на старте работы. Чувство, что вас предали с двух сторон – очень неприятное.

Причём на ваши потери не особо влияет кто именно кого переманил – в любом случае вы теряете и клиента, и сотрудника, а значит и доход. Так, если ваш синьор-разработчик решит уйти в свободное плавание и увести туда же вашего клиента – то вы теряете деньги сразу же, и чем долгосрочнее был проект – тем больше потери. Через полгода, максимум год (если на проекте был реально один разработчик, что большая редкость) – ваша недополученная прибыль уже превысит $20k.

Примерно во столько мы оцениваем потери за 10 лет и считаю, что еще неплохо отделались.

Договор о непереманивании – отчасти формальность, и взыскание средств по нему часто имеет смысл только при суммах больше $50k. Но наши заказчики, в большинстве своём, люди из очень уважающих закон стран, и для них такой договор имеет значение.

В работе с многими заказчиками мы внедрили депозит. Это примерный аналог оплаты заранее последнего месяца проживания в арендованной квартире. Когда у вас на счету до самого конца проекта есть “несгораемая сумма” – это очень успокаивает вас и дисциплинирует заказчика.

Ещё советую прописывать в договорах возможность повышения рейтов на 10% в год. Их не обязательно повышать, но в ситуации когда это нужно сделать – такой договор вам сильно поможет. Надёжные заказчики спокойно на это идут. Они не хотят, чтобы ваша маржа повышалась, но понимают, что у команды есть регулярные performance review, а также в общих интересах продолжать начатое сотрудничество.

5. Открывать новое направление без мощной поддержки продаж и маркетинга – $20k

Недавно мы нашли крутого специалиста по Data Science и решили открыть соответствующий отдел. Наняли джунов, обучили их, только вот продавать в достаточных объемах так и не начали.

Конечно, какие-то продажи были, но Data Science проекты в основном краткосрочные и без сильного фокуса на продажах отдел не стал прибыльным.

Но всё это время мы платили зарплату всем разработчикам, оплачивали аренду офиса, работу сейлзов и поиск клиентов. К тому моменту, как мы поняли, что нет смысла содержать этот отдел – мы оценили наши расходы примерно в  $20k. Это расходы на найм, обучение и зарплаты людей.

Советую при открытии новых направлений в компании идти от запросов клиентов. Если мощного клиента нет, но вы всё же решили попробовать – выделите время и продумайте, распланируйте маркетинг. Если вы собственник, часто стоить заняться этим лично. Часто вы самый энергетически заряженный человек в компании и можете сделать больше и результативнее остальных.

Это как со стартом ракеты – вначале нужно очень много энергии, чтобы просто оторваться от земли. В небольших и средних компаниях такое количество энергии часто есть только у собственника. А когда вы выведете эту “ракету” на орбиту, то можно передать управление и отойти к своей следующей ракете.

6. Свои проекты – $40k

Вот у вас появилось несколько сотрудников без загрузки – и как раз есть офигенная идея для проекта. Всё сходится, люди начинают что-то делать – и тут появляется новый заказчик, которому нужна команда и который готов платить за неё живыми деньгами.

Одним из самых крупных наших невзлетевших проектов была разработка маркетплейсов, подробнее о котором можно почитать в публикации.

Тогда мы решили, что с нашей экспертизой в создании маркетплейсов – мы легко выйдем на хорошую прибыльность. Создали “внутренний стартап” с выделенной командой и отдельным офисом, сделали свой маркетплейс, начали искать заказчиков – и оказалось, что крупных заказчиков на этом рынке нет.

Мы некоторое время поддерживали этот проект, но он так и не стал прибыльным, поэтому почти через год от старта мы его закрыли. Суммарные потери составили те самые $40k. Стоимость команды и сопутствующей инфраструктуры, включая консультанта – составила около $8k/мес – и 5 месяцев “эксперимента”. 

Так начинаются и заканчиваются подавляющее большинство собственных проектов в аутсорсинговых компаниях.

В целом я абсолютно согласен, что свои проекты можно успешно запускать. По моему опыту, для этого нужны:

  • отдельная команда, может даже в отдельном офисе
  • отдельный бюджет
  • человек, который горит этим проектом и “вытаскивает” его.

И советую перед началом работы посмотреть – нет ли уже готового решения для вашей идеи. Наша попытка уйти в маркетплейсы не удалась во многом именно из-за того, что такое хорошее готовое решение уже было на рынке. 

7. Невнимательное отношение к финансовым процессам – $20k

У нас были ситуации, когда что-то недосмотрели, где-то не перестраховались, не всё учли. Так, у нас на одно из ФОП зашла крупная сумма, которая превысила допустимые налоговой лимит, сейчас это порядка $250k. Если их превысить – прилетает штраф=повышенный налог, о котором вы можете и не узнать и который быстро обрастает процентами и пенёй. 

В итоге мы “попали” на доп. налоги примерно в $20k. 

Если у вас случилась такая ситуация – обязательно сделайте “разбор полётов” и пропишите действия сотрудников, чтобы такие ситуации больше не допускать.

8. Не делать background check – $10k

Лучше дважды спросить, чем один раз пойти не в ту сторону.

У этой истории даже есть свой герой – Коля-Анаболик (имя изменено).

Однажды нам в команду срочно нужен был тестировщик. Мы нашли парня, который нам неплохо подходит, но сделать нормальную проверку рекомендаций времени не было.

Мы созвонились с несколькими ребятами, контакты которых дал Коля, они сказали – “классный чувак, бери”. Увы достучаться самостоятельно до его бывших коллег быстро не получилось. И мы взяли.

Вначале всё шло хорошо, Коля работал на четвёрку с минусом. Потом это сползло в три с плюсом, потом в тройку, потом он стал пропадать. Иногда выходил на работу на несколько дней, потом снова пропадал – то бабушка заболеет, то ещё что-то.

Дальше выяснилось, что он брал в долг у наших сотрудников и вдобавок задолжал хозяйке съёмной квартиры. Она пошла проверить всё ли с квартирой хорошо и нашла упаковки кодеинсодержащих таблеток.

После этого я решил доделать background check – обзвонить его прошлых работодателей. Все сказали “Ни в коем случае не бери его”. Истории с займами у сотрудников, невыходы на работу – были частыми случаями. Если бы мы сделали это до найма – сохранили бы и деньги, и время.

Обычно я проверяю три момента: ответственность, порядочность и инициативность. По каждому прошу у тех, у кого спрашиваю рекомендацию – привести пример и объяснить почему именно такой отзыв.

В итоге ущерб в виде потраченных денег на зарплаты, зарплаты рекрутера я оценил в $10k.

$310 000 за неудачные решения

Это очень приблизительная сумма, которую по моим прикидкам мы недополучили из-за описанных ошибок. Вероятно, на самом деле она гораздо больше, особенно если посчитать реальные затраты на работу без своевременной оплаты.

Да, в нашей работе случаются ошибки и неприятные моменты. Моя позиция – в таких случаях нужно просто идти дальше. Не паниковать, а поставить себе заметку, что вот так делать не стоит – и продолжать работать. Такой опыт полностью не уберёшь из жизни, и на самом деле именно он заставляет нас двигаться.

Надеюсь, эта статья поможет вам обойти хотя бы часть граблей на вашем пути и сохранить ресурсы и средства.

И как всегда приглашаем в наш клуб “Growth Factory Academy” где мы помогаем компаниям размером от 5 до 200 человек развивать свои бизнесы даже в это не простое время с помощью:

  • регулярных занятий и мастерклассов (8 в месяц)
  • доступ к закрытой библиотеке конференций Outsource People, тренингов за 8 лет и курсов от экспертов в аутсорсе
  • закрытое сообщество из 250+ директоров
Аватар
Павел Обод Партнер и основатель “Growth Factory”
Соц. сети:
Читайте также

5 ключевых финансовых показателей IT компании

Узнайте 5 главных показателей, которые должна отслеживать каждая IT-компания для роста с пояснениями и рекомендациями к каждому.

Marketing by