Алексей Тулин, Archer Software: "Финансы компании"

Алексей Тулин, President and Owner компании Archer Software, выступил с докладом на конференции OutsorsPeople 2014 в Киеве. Тема доклада: “Где мы недозарабатываем: выявление причин в один клик”.

Алексей создавал, выращивал отделов компании, учасивовал в стандартизации их деятельности, последующей автоматизации, открытии филиалов компании в других городах, за рубежом. Компании Archer Software на IT-рынке уже более 15 лет. Сегодня штат компании состоит из 180 специалистов.

Калькулятор Юнит Экономики

Скачайте инструкцию по подсчёту ваших затрат на привлечение клиентов и вашего идеального рейта с подробными пояснениями и готовым калькулятором.

В процессе органичного роста компании, Алексей Тулин и команда Archer Software, сталкивались с различного рода препятствиями на пути к процветанию компании и успешно их решали.

Один из ключевых моментов который всегда находится на повестке дня – это финансовая эффективность компании. Именно этому и посвящен доклад Алексея.

Показатели эффективности

Представьте ситуацию: в финансовых планах компании записан некий процент прибыли, ожидаемый и желаемый. По прошествии контрольного периода, когда работа выполнена, все деньги зашли и подводятся итоги, оказывается что, в лучшем случае, реальный процент прибыли, не так высок, как планировалось. В худшем, он может быть нулевой и в особо трагичном случае, компания находится в убытке.

Перед компанией Archer Software когда-то стала подобная проблема. Для того, чтобы разобраться в ней, специалисты компании определили для себя набор ключевых показателей. То есть, поставили задачу, состоящую из двух этапов:

Определить набор показателей эффективности, при выполнении которых, гарантировано будет достигаться та прибыльность компании, которая планировалась изначально в финансовых планах.
Построить быстрый механизм подсчета этих показателей. В идеале, чтобы это происходило в один клик, или нажатием кнопки.

После анализа ситуаций, которые приводили к недозаработку, падению эффективности, команда Archer Software выделила классы этих ситуаций и привязали к ним некие показатели:

1. Эффективность использования ресурсов

Простаивающие программисты не зарабатывают денег. То есть, речь идет о людях, не занятых на проектах, но которые приносят деньги.

Например явление, известное в народе под названием bench. У разных компаний есть разная тактика относительно использования bench. Кто-то планирует некоторое количество людей на bench, для того чтобы можно было быстрее запускать проекты. Кто-то, наоборот старается как можно больше людей продать, чтобы bench стремился к нулю.

В любом случае, если bench достигает критического уровня и превышает его, то это влияет на прибыльность. Соответственно, в качестве этого показателя мы меряем количество часов людей, которые сидят на bench не запланировано, к общему количеству часов всех наших людей.

2. Эффективность ценообразования

Здесь несколько сложнее. Это комплексный показатель. Вы меряете фактическую прибыльность по каждому заказчику. Прибыльность, вычисляемую на основе реальных рейтов, по которым были осуществлены продажи для конкретного заказчика. А также на основе реальных зарплат людей, работающих именно на этих проектах и по этому заказчику.

Из опыта Archer Software, это два основных фактора, которые влияют на прибыльность по конкретному клиенту. Безусловно, в расходной части есть еще некий оверхед, но он, как правило, константный и легко считается.

Существуют разные ситуации. К примеру, заказчик приходит и просит незапланированные скидки. Точно так же разработчик может придти и выпросить внеплановое повышение зарплаты. Таким образом, это будет создавать «клещи», которые делают фактическую прибыль по клиенту меньше, чем она была запланирована.

Соответственно, мы меряем этот показатель по каждому клиенту и меряем совокупно по всем клиентам.

3. Эффективность выполнения проектов

Рассмотрим этот показатель на примере. Берём фикс-прайс проекта в 1000 часов, который был заэстимирован и по факту выполнен за 1500 часов. Заказчику был выставлен счет за 1000 часов, хотя, если бы все сделали правильно, то выставить счёт на 1500.

Поэтому, мы в качестве этого показателя берем отношение фактического счета, выставленного за 1000 часов, к счету, выставленному за 1500 часов.

Но ситуации, влияющие на этот показатель, связаные не только с прайс-проектами, бывают разнообразные. К примеру, если заказчик отказывается платить за какие-то часы, за которые была выполнена неквалифицированная работа и они, с точки зрения заказчика, не принесли ему никакой выгоды. Если это действительно так с этим бывает сложно спорить.

В идеале этот показатель должен стремиться к 100%, но не всегда бывает 100%.

4. Эффективность сбора денег по выставленным счетам.

Выставляются счета и потом по этим счетам собираются деньги. Реальность показывает, что по факту какой-то процент счетов оказывается без оплаты. Это общая статистика, не связанная с нашей индустрией.

Желательно, чтобы этот процент был как можно меньше, тем не менее, какой-то процент обычно есть. С чем это может быть связано? Заказчик обанкротится, пропадёт, окажется нечистоплотным и не оплатит последний счет.

Как измерять показатели эффективности?

Для измерения показателей, безусловно, нужна некая финансово-аналитическая система. Она должна включать в себя ряд модулей, для того чтобы мерять вышеперечисленные показатели.

В ней должны быть как минимум, следующие модели:

Time Tracking – модуль учета рабочего времени
CRM-модуль или блок ценообразования
HR-модуль, или блок управления работников
Building – модуль выставления счетов
Accounts Receivable – модуль контроля оплат по счетам.

Модули должны сопровождаться настроенной аналитической системой. Она позволит поставить отчетность в необходимом вам уровне детализации.

Куда и как адресовать показатели?

Если у вас проблемы с ресурсами, показатели нужно адресовать в отдел продаж, для того, чтобы простаивающие ресурсы быстрее продав и уменьшили количество людей, сидящих на bench. Альтернативно, так же можно адресовать в отдел очаг, для того чтобы каким-то образом перегруппировали ресурсы. А также, чтобы быстрее их занять и они начали приносить деньги.
Если у вас низкие цены, или низкое соотношение между ценами и зарплатами, также, переадресуйте это в отдел продаж, чтобы пересматривались цены с заказчиками. Или ищите других, более выгодных заказчиков, которые вытеснят менее выгодных. Конечно, можно пойти другим путем и уменьшить программистам зарплату, но это не самый лучший вариант.
Если вы вычислили, что у вас неэффективные проекты, переадресуйте сначала показатели в отдел разработки, человеку, ответственному за эффективность. Поставьте ему задачу разобраться, почему ваши проекты не эффективны и исправить процессы в отделе.
Если есть проблемы с неуплатами, адресуйте данные в финансово-юридический отдел. Вам нужно научиться себя защищать. Самый простой вариант – просить предоплаты, деньги для финансового баланса. Это снизит финансовые риски. Пересмотрите договора с клиентами в сторону большей степени защиты прав подрядчика. Есть еще такой подход как страхование договоров. Если договор застрахован, то у вас есть гарантированный экспенс, да же если клиент не оплатит, то все равно сумма будет покрыта страховой компанией.

“Если мы говорим про эффективную работу компании, то не идет речь о том, делать это или не делать. Однозначно делать” – поясняет Алексей в завершение выступления.

Полную записать доклада Алексея Тулина, смотрите на видео: