Как CEO соблюсти дедлайн

15.09.2016 |
Менеджмент

Почему страшное слово «дедлайн» вольно-невольно вводит в стресс любого, кто отвечает за управление IT проектами? Почти каждый айтишник не раз сталкивался с ситуациями, когда работа доделывается в последние ночи и выходные, прямо перед сдачей проекта. Получается, что на 10% времени отведенного на проект, приходится целых 90% работ. 

Почему так происходит? Что стоит за этим, казалось бы, обычным словом?
Мы разобрались в причинах срыва плана и собрали советы, которые расскажут как ставить задачи и смотреть на дедлайн спокойно и с улыбкой.

Инструкция “Зарабатываем на бенче: идеи, ссылки и группы”

Сотрудники на бенче съедают большую часть прибыли? Скачайте книгу с идеями по их трудоустройству и получению прибыли.

Marketing by

Что такое deadline?

Если обратиться к английскому словарю и спросить у него определение слова deadline, мы увидим три объяснения:

  1. Это последний срок сдачи проекта.
  2. лимит, который должен быть принят
  3. (ранее) граница вокруг военной тюрьмы, за которую узник не мог выйти без риска быть расстреляны охранниками.

Согласитесь, последнее определение в чём-то похоже на правду 🙂 По крайней мере, мы воспринимаем дедлайн именно так.

Анализ причин срыва сроков

Для начала давайте посмотрим на типичные причины срыва дедлайна. Что же мешает нам сдать работу в срок?

 — Недооценка сроков.

Если время на выполнение проекта определено некорректно:

  • Жёсткие сроки, безусловно, стимулируют интенсивно поработать, но имеют и обратную сторону. Когда поставленная задача объёмная, а времени на её выполнение ничтожно мало, появляется желание опустить руки или вообще не браться за работу. Зачем? Всё равно не успеваем.
  • Завышение сроков приводит к расхлябанности и мнимому ощущению, что до сдачи проекта ещё далеко и всё ещё успеется. В итоге получаем – 10% времени на 90% работ.

 — Прокрастинация сотрудников. Это модное нынче слово, объясняет бич нашего времени — постоянное откладывание дел на «потом».

Вместо того, чтобы работать над поставленными задачами, сотрудник то и дело проверяет почту, сообщения в Facebook, последние новости. Делом занят? Занят, но совсем не тем.

 — Неорганизованность. «Да кому нужно это планирование?», думает потенциальный претендент на срыв планов. Провал планирования; планирование провала.

 — Перфекционизм. Сдать работу не в идеальном виде перфекционист не может, поэтому не сдаёт в срок (если вообще сдаёт). Страх «потерять лицо» не даёт возможность реально оценить свою работу и становится причиной срыва планов.

 — Признание. Чтобы получить похвалу и признание общественности, человек забывает о том, что не в силах выполнить поставленную задачу: не хватает навыков, знаний, связей и т.п. И это тоже в итоге приводит к срыву дедлайна.

Как руководителю IT эффективно справляться с  дедлайнами

Предлагаем вам набор инструментов, которые помогут правильно распланировать работу и пошагово её сделать, получив результат точно в срок:

  1. Как составить план проекта, который реалистично выполнить?Возьмите календарь и обозначьте срок, отведённый на выполнение проекта, распишите по дням план работ с указанием времени и количество ответственных людей.  Опирайтесь на свой прошлый опыт и перенимайте опыт других. Расписывая подробный план, вы увидите, реально ли выполнить задачу к запланированной дате или срок всё же надо увеличить/уменьшить.
  2. Грамотная постановка сроков предусматривает 10-15% запаса на случай непредвиденных ситуаций для каждого этапа плана. Лучше, если вы сдадите работу раньше, чем опоздаете.
  3. Плотно загрузите начало рабочего периода и разгрузите конец. В 2003 г. профессора Дэвид Форд из Техасского университета и Джон Стерн из Массачусетского Технологического института ввели термин — «синдром 90%». По их теории, график соблюдается до стадии 90% завершения, а потом работа начинает тормозиться. Последние 10% работы настолько тяжело осилить, что часто они занимают не меньше времени, чем основные 90%.
  4. Определите точки проверки выполнения плана.  К примеру, если на рабочие кейсы IT проекта выделен месяц, то встречайтесь с командой один раз в неделю, на протяжении четырёх недель и узнавайте как обстоят дела. Если на второй неделе вы увидите, что задачи делаются медленнее, чем планировалось, шансов исправить ситуацию гораздо больше, чем за три дня до сдачи проекта.
  5. Во время работы над проектом избавьтесь от всех отвлекающих факторов: закройте ненужные вкладки, отключите телефон, уберите печенюшки и кофе подальше.

Аватар
Павел Обод Партнер и основатель “Growth Factory”
Соц. сети:
Читайте также

Инструкция “Зарабатываем на бенче: идеи, ссылки и группы”

Сотрудники на бенче съедают большую часть прибыли? Скачайте книгу с идеями по их трудоустройству и получению прибыли.

Marketing by