Почему страшное слово «дедлайн» вольно-невольно вводит в стресс любого, кто отвечает за управление IT проектами? Почти каждый айтишник не раз сталкивался с ситуациями, когда работа доделывается в последние ночи и выходные, прямо перед сдачей проекта. Получается, что на 10% времени отведенного на проект, приходится целых 90% работ.
Почему так происходит? Что стоит за этим, казалось бы, обычным словом?
Мы разобрались в причинах срыва плана и собрали советы, которые расскажут как ставить задачи и смотреть на дедлайн спокойно и с улыбкой.
Гайд «Стратегія для IT компаній за 5 кроків»
Скачайте універсальну інструкцію, яка підходить, щоб розробити стратегію на квартал, півроку, рік.
Что такое deadline?
Если обратиться к английскому словарю и спросить у него определение слова deadline, мы увидим три объяснения:
- Это последний срок сдачи проекта.
- лимит, который должен быть принят
- (ранее) граница вокруг военной тюрьмы, за которую узник не мог выйти без риска быть расстреляны охранниками.
Согласитесь, последнее определение в чём-то похоже на правду 🙂 По крайней мере, мы воспринимаем дедлайн именно так.
Анализ причин срыва сроков
Для начала давайте посмотрим на типичные причины срыва дедлайна. Что же мешает нам сдать работу в срок?
— Недооценка сроков.
Если время на выполнение проекта определено некорректно:
- Жёсткие сроки, безусловно, стимулируют интенсивно поработать, но имеют и обратную сторону. Когда поставленная задача объёмная, а времени на её выполнение ничтожно мало, появляется желание опустить руки или вообще не браться за работу. Зачем? Всё равно не успеваем.
- Завышение сроков приводит к расхлябанности и мнимому ощущению, что до сдачи проекта ещё далеко и всё ещё успеется. В итоге получаем – 10% времени на 90% работ.
— Прокрастинация сотрудников. Это модное нынче слово, объясняет бич нашего времени — постоянное откладывание дел на «потом».
Вместо того, чтобы работать над поставленными задачами, сотрудник то и дело проверяет почту, сообщения в Facebook, последние новости. Делом занят? Занят, но совсем не тем.
— Неорганизованность. «Да кому нужно это планирование?», думает потенциальный претендент на срыв планов. Провал планирования; планирование провала.
— Перфекционизм. Сдать работу не в идеальном виде перфекционист не может, поэтому не сдаёт в срок (если вообще сдаёт). Страх «потерять лицо» не даёт возможность реально оценить свою работу и становится причиной срыва планов.
— Признание. Чтобы получить похвалу и признание общественности, человек забывает о том, что не в силах выполнить поставленную задачу: не хватает навыков, знаний, связей и т.п. И это тоже в итоге приводит к срыву дедлайна.
Как руководителю IT эффективно справляться с дедлайнами
Предлагаем вам набор инструментов, которые помогут правильно распланировать работу и пошагово её сделать, получив результат точно в срок:
- Как составить план проекта, который реалистично выполнить?Возьмите календарь и обозначьте срок, отведённый на выполнение проекта, распишите по дням план работ с указанием времени и количество ответственных людей. Опирайтесь на свой прошлый опыт и перенимайте опыт других. Расписывая подробный план, вы увидите, реально ли выполнить задачу к запланированной дате или срок всё же надо увеличить/уменьшить.
- Грамотная постановка сроков предусматривает 10-15% запаса на случай непредвиденных ситуаций для каждого этапа плана. Лучше, если вы сдадите работу раньше, чем опоздаете.
- Плотно загрузите начало рабочего периода и разгрузите конец. В 2003 г. профессора Дэвид Форд из Техасского университета и Джон Стерн из Массачусетского Технологического института ввели термин — «синдром 90%». По их теории, график соблюдается до стадии 90% завершения, а потом работа начинает тормозиться. Последние 10% работы настолько тяжело осилить, что часто они занимают не меньше времени, чем основные 90%.
- Определите точки проверки выполнения плана. К примеру, если на рабочие кейсы IT проекта выделен месяц, то встречайтесь с командой один раз в неделю, на протяжении четырёх недель и узнавайте как обстоят дела. Если на второй неделе вы увидите, что задачи делаются медленнее, чем планировалось, шансов исправить ситуацию гораздо больше, чем за три дня до сдачи проекта.
- Во время работы над проектом избавьтесь от всех отвлекающих факторов: закройте ненужные вкладки, отключите телефон, уберите печенюшки и кофе подальше.
И приглашаем в наш клуб “Growth Factory Academy” где мы помогаем компаниям размером от 5 до 200 развивать свои бизнесы с помощью:
- регулярных занятий и мастерклассов (8 в месяц)
- доступ к закрытой библиотеке конференций Outsource People и тренингов за 8 лет
- закрытое сообщество из 250+ директоров
