Компания – это кривое зеркало ее владельца. Умение CEO планировать рабочее время напрямую связано со скоростью развития его компании.
По результатам опроса, 70% IT-директоров планируют каждый рабочий день. В этом им помогают приложения, ежедневники и всевозможные методы тайм-менеджмента.
Мини книга “Тайм-менеджмент и личная эффективность”
Как успеть всё или хотя бы многое? Как ежедневно продвигаться к своей цели? Обзор инструментов планирования и тайм-менеджмента от Павла Обода.
Мы взяли интервью у CEO IT-компаний и в этой статье расскажем о секретах планирования. Эти секреты помогают им двигаться вперёд и достигать личного успеха, который равен успеху компании.
Евгений Соловьёв, Co-founder компании Miritec, г.Киев: «Всегда заканчивай начатое».
Я начинаю рабочий день в 9 утра и работаю до 21 вечера. Каждый вечер я планирую завтрашний день и 3-5 дней вперед. Чтобы вовремя встать и быть готовым ко встречам, план на день пишу утром.
Жизнь слишком динамична, чтобы планировать раз в неделю. Если изменившиеся обстоятельства делают твой план нерациональным, то садись и меняй план тут же, чтобы не двигаться дальше по неверному пути.
Планировать мне помогает метод Людмилы Богуш. Недавно я перешел от бумажного планировщика в Google Calendar, подключив его в iCal. Менеджеров компании мы также «подсаживаем» на эту систему.
Почему Google Calendar? Потому, что мы используем Google Apps, и это существенно облегчает планирование совместных встреч внутри компании, так как сотрудники видят свободное и занятое время друг друга.
В начале система кажется сложной. Ведь необходимо первым делом определить планы на 10 лет вперёд. После этого приходит понимание того, что делать через 5 лет, 3 года и 1 год. От годовых идут месячные планы и только после этого мы подходим к тому, что делать сегодня.
Также в календаре я веду дни рождения и добавляю специальные даты друзей, партнеров, членов семьи. Сюда же добавляю текущие задачи.
Я завел для каждой, из своих 10-ти летних целей, отдельный календарь и выделил его цветом. Теперь хватает одного взгляда, чтобы понять какой из целей я уделяю больше внимания, а по какой не запланировал никаких действий. Такая система заставляет планировать и двигаться к целям.
Общение с людьми занимает до 70% времени. Также я фанатик контроля, поэтому все делегированные мною задачи появляются в виде контрольных точек в календаре.
Советы Евгения Соловьёва:
- Запретите сотрудникам приходить с проблемой и без хотя бы одного варианта решения. Когда есть решение, вам остается только его подтвердить или отправить думать еще. Такой подход существенно экономит время и не перечеркивает весь дневной план при первом же обращении.
- Год назад нашел для себя полезным выключить нотификации в смартфоне – это высвободило 3-5 часов в день! Также поступил с skype, facebook и email. Теперь я просматриваю входящие только когда это удобно мне. Окружающие меня люди привыкли не ждать моментальных ответов. А форс – мажор найдет тебя и без SMS.
- Закон, который помогает мне быть продуктивнее: «Всегда заканчивай начатое».
Евгений Ерин, CEO компании Space-O Technologies, г.Томск: «К началу рабочего дня должен быть четкий план на сегодняшний день, пока он не готов – к работе не приступать».
Мой рабочий день начинается в 8-9 утра и заканчивается в 8-9 вечера, с перерывом на часовой обед. Я составляю один раз в неделю (в субботу) общий план на 1-2 недели вперёд и вечером текущего дня – уточняющий план на завтра-послезавтра.
Вести планирование мне помогает приложение Блокнот (Bred3): я создаю To-do list в текстовом формате. Плюс такого метода в том, что вы пишете планы в комфортном для себя виде, применяя методы форматирования по необходимости.
Также планы просматриваются на любых устройствах и легко вести версионность. Для последнего, я храню файл To-do на Dropbox, данные легко пересортируются между секциями или днями.
Помимо блокнота с Todo-листом я использую такие инструменты: «напоминалки», сбор задач по почте и skype, задачи и ремайндеры из нашей системы управления проектами. Задачи из всех источников сводятся в один Todo-лист в блокноте.
70-80% моего рабочего времени уходит на общение с сотрудниками, организацию продаж и финансовые задачи.
Чтобы сэкономить час-другой в текущем дне, я минимизирую время на электронное общение – сокращаю уведомления, настраиваю сортировки писем в почте.
Советы Евгения Ерина:
- к началу рабочего дня имейте четкий план на текущий день. Пока он не готов – к работе не приступать. Иначе, вы не поймёте, что в приоритете сейчас и что делать наперёд.
- если в ходе работы по плану вылазят незапланированные задачи – старайтесь их ставить на завтра или интегрировать в текущий план в порядке приоритетов, не забывая отслеживать реалистичность реализации текущего плана на день после внесения изменения.
Валерий Быканов, CEO компании X1 Group, г.Харьков: «Никогда не держите задачи в голове».
Мой «рабочий» день начинается в 8 утра. Кроме прохладной воды помогает проснуться email. Я первым делом бегло просматриваю наличие важных писем за ночь. Заканчиваться рабочий день может как в 6 часов, так и в 12.
Я планирую с помощью главного помощника – To-do list с маркировкой важных дел на сегодня и последующие дни недели.
Я тестировал много решений и остановился на TeuxDeux – идеальный баланс простоты и эффективности с веб-клиентом и iOS приложением. Стоимость составляет $2-3 в месяц.
Также я использую Google/ios календарь для встреч или событий, привязанных ко времени.
Я добавляю задачу в календарь или To-do list, как только она появляется. Таким образом у меня день, неделя и месяц спланированы и в списке выделены приоритетные задачи.
Иногда новые задачи приходят в голову почти во сне. Поэтому приходится возвращаться к телефону и добавлять новую задачу, чтобы не переживать, как бы не забыть до утра.
60% моего рабочего времени занимает написание email и общение: лично, по skype, по телефону. Также, я делегирую задачи на своих коллег. Это одновременно экономит время и развивает команду.
Советы Валерия Быканова:
- не держите задачи в голове. Как только вы видите задачу, определите её приоритет/срок и сразу добавьте в список. Так мозг не тратит ресурс на переживания «как бы не забыть» и вы реализуете задачи, вместо хранения их списка. Эту идея я почерпнул из программы GTD.
- регулярно переосмысливайте список задач и проверяйте его на «а это на самом деле важно?» и «кому это можно делегировать?».
Основные рекомендации по планированию рабочего времени для CEO:
- Не полагайтесь на такой инструмент, как «человеческая память». Пишите планы на день, месяц, год, десятилетие.
- Планируйте грядущий день, используя удобные лично для вас способы: приложения, блокноты, календарь, CRM-систему.
- Делегируйте задачи сотрудникам! Они могут справиться и без вашей помощи. Таким образом вы освободите часть времени для построения планов развития вашей компании.
- Расставляйте приоритеты. Разбивайте задачи по типам: вдумчивые и на исполнение.
- В конце дня смотрите сколько времени и на какие задачи вы потратили. Проанализируйте то, что вас отвлекало, чтобы уже завтра быть оперативнее.
И приглашаем в наш клуб “Growth Factory Academy” где мы помогаем компаниям размером от 5 до 200 развивать свои бизнесы с помощью:
- регулярных занятий и мастерклассов (8 в месяц)
- доступ к закрытой библиотеке конференций Outsource People и тренингов за 8 лет
- закрытое сообщество из 250+ директоров
