Компания – это кривое зеркало ее владельца. Умение CEO планировать рабочее время напрямую связано со скоростью развития его компании.

По результатам опроса, 70% IT-директоров планируют каждый рабочий день. В этом им помогают приложения, ежедневники и всевозможные методы тайм-менеджмента.

Мини книга “Тайм-менеджмент и личная эффективность”

Скачайте книгу сейчас

 

Marketing by

Мы взяли интервью у CEO IT-компаний и в этой статье расскажем о секретах планирования. Эти секреты помогают им двигаться вперёд и достигать личного успеха, который равен успеху компании.  

Евгений Соловьёв, Co-founder компании Miritec, г.Киев: «Всегда заканчивай начатое».

Я начинаю рабочий день в 9 утра и работаю до 21 вечера. Каждый вечер я планирую завтрашний день и 3-5 дней вперед. Чтобы вовремя встать и быть готовым ко встречам, план на день пишу утром.

Жизнь слишком динамична, чтобы планировать раз в неделю. Если изменившиеся обстоятельства делают твой план нерациональным, то садись и меняй план тут же, чтобы не двигаться дальше по неверному пути.

Планировать мне помогает метод Людмилы Богуш. Недавно я перешел от бумажного планировщика в Google Calendar, подключив его в iCal. Менеджеров компании мы также «подсаживаем» на эту систему.

 Пример планирования в Google Calendar

Почему Google Calendar? Потому, что мы используем Google Apps, и это существенно облегчает планирование совместных встреч внутри компании, так как сотрудники видят свободное и занятое время друг друга.

В начале система кажется сложной.  Ведь необходимо первым делом определить планы на 10 лет вперёд. После этого приходит понимание того, что делать через 5 лет, 3 года и 1 год. От годовых идут месячные планы и только после этого мы подходим к тому, что делать сегодня.

Также в календаре я веду дни рождения и добавляю специальные даты друзей, партнеров,  членов семьи. Сюда же добавляю текущие задачи.

Я завел для каждой, из своих 10-ти летних целей, отдельный календарь и выделил его цветом. Теперь хватает одного взгляда, чтобы понять какой из целей я уделяю больше внимания, а по какой не запланировал никаких действий. Такая система заставляет планировать и двигаться к целям.

Общение с людьми занимает до 70% времени. Также я фанатик контроля, поэтому все делегированные мною задачи появляются в виде контрольных точек в календаре.

Советы Евгения Соловьёва:

• Запретите сотрудникам приходить с проблемой и без хотя бы одного варианта решения. Когда есть решение, вам остается только его подтвердить или отправить думать еще.  Такой подход существенно экономит время и не перечеркивает весь дневной план при первом же обращении.
• Год назад нашел для себя полезным выключить нотификации в смартфоне – это высвободило 3-5 часов в день! Также поступил с skype, facebook и email. Теперь я просматриваю входящие только когда это удобно мне. Окружающие меня люди привыкли не ждать моментальных ответов. А форс – мажор найдет тебя и без SMS.
• Закон, который помогает мне быть продуктивнее: «Всегда заканчивай начатое».

Евгений Ерин,  CEO компании Space-O Technologies, г.Томск: «К началу рабочего дня должен быть четкий план на сегодняшний день, пока он не готов – к работе не приступать».

Мой рабочий день начинается в 8-9 утра и заканчивается в 8-9 вечера, с перерывом на часовой обед. Я составляю один раз в неделю (в субботу) общий план на 1-2 недели вперёд и вечером текущего дня – уточняющий план на завтра-послезавтра.

Вести планирование мне помогает приложение Блокнот (Bred3): я создаю To-do list в текстовом формате. Плюс такого метода в том, что вы пишете планы в комфортном для себя виде, применяя методы форматирования по необходимости.

Также планы просматриваются на любых устройствах и легко вести версионность. Для последнего, я храню файл To-do на Dropbox, данные легко пересортируются между секциями или днями.

 Пример планирования в Блокноте (Bred3)

Помимо блокнота с Todo-листом я использую такие инструменты: «напоминалки», сбор задач по почте и skype, задачи и ремайндеры из нашей системы управления проектами. Задачи из всех источников сводятся в один Todo-лист в блокноте.

70-80% моего рабочего времени уходит на общение с сотрудниками, организацию продаж и финансовые задачи.

Чтобы сэкономить час-другой в текущем дне, я минимизирую время на электронное общение – сокращаю уведомления, настраиваю сортировки писем в почте.

Советы Евгения Ерина:

• к началу рабочего дня имейте четкий план на текущий день. Пока он не готов – к работе не приступать. Иначе, вы не поймёте, что в приоритете сейчас и что делать наперёд.
• если в ходе работы по плану вылазят незапланированные задачи – старайтесь их ставить на завтра или интегрировать в текущий план в порядке приоритетов, не забывая отслеживать реалистичность  реализации текущего плана на день после внесения изменения.  

Валерий Быканов, CEO компании X1 Group, г.Харьков: «Никогда не держите задачи в голове».

Мой «рабочий» день начинается в 8 утра. Кроме прохладной воды помогает проснуться email. Я первым делом бегло просматриваю наличие важных писем за ночь. Заканчиваться рабочий день может как в 6 часов, так и в 12. 

Я планирую с помощью главного помощника – To-do list с маркировкой важных дел на сегодня и последующие дни недели.

Я тестировал много решений и остановился на TeuxDeux – идеальный баланс простоты и эффективности с  веб-клиентом и iOS приложением. Стоимость составляет $2-3 в месяц.

 Пример планирования в TeuxDeux

Также я использую Google/ios календарь для встреч или событий, привязанных ко времени.

Я добавляю задачу в календарь или To-do list, как только она появляется. Таким образом у меня день, неделя и месяц спланированы  и в списке выделены приоритетные задачи.

Иногда новые задачи приходят в голову почти во сне. Поэтому приходится возвращаться к телефону и добавлять новую задачу, чтобы не переживать, как бы не забыть до утра.

60%  моего рабочего времени занимает написание email и общение: лично, по skype, по телефону. Также, я делегирую задачи на своих коллег. Это одновременно экономит время и развивает команду.

Советы Валерия Быканова:

• не держите задачи в голове. Как только вы видите задачу, определите её приоритет/срок и сразу добавьте в список. Так мозг не тратит ресурс на переживания «как бы не забыть» и вы реализуете задачи, вместо хранения их списка. Эту идея я почерпнул из программы GTD.
• регулярно переосмысливайте список задач и проверяйте его на «а это на самом деле важно?» и «кому это можно делегировать?».

 Основные рекомендации по планированию рабочего времени для CEO:

1. Не полагайтесь на такой инструмент, как «человеческая память». Пишите планы на день, месяц, год, десятилетие. 
2. Планируйте грядущий день, используя удобные лично для вас способы: приложения, блокноты, календарь, CRM-систему.
3. Делегируйте задачи сотрудникам! Они могут справиться и без вашей помощи. Таким образом вы освободите часть времени для построения планов развития вашей компании.
4. Расставляйте приоритеты. Разбивайте задачи по типам: вдумчивые и на исполнение.
5. В конце дня смотрите сколько времени и на какие задачи вы потратили. Проанализируйте то, что вас отвлекало, чтобы уже завтра быть оперативнее.

Павел Обод Партнер и основатель “Growth Factory”

Соц. сети: