Вторая волна коронавируса захлестнула все сферы нашей жизни, и, в первую очередь — рабочие процессы. Удаленная работа is new black в 2020 году. Приложения для онлайн-общения, обучения и работы находятся в топе по скачиванию на всех платформах.
К сожалению, такой формат не для всех является удобным и продуктивным. Работая полгода в remote-формате, большинство компаний столкнулись с тем, что не видят реальное настроение и состояние сотрудников. А в период глобальной турбулентности особенно важно поддерживать комфортную рабочую атмосферу! В этой статье мы дадим вам фреймворк и инструменты для сохранения продуктивной рабочей атмосферы на удаленке.
Мини книга “Тайм-менеджмент и личная эффективность”
Как успеть всё или хотя бы многое? Как ежедневно продвигаться к своей цели? Обзор инструментов планирования и тайм-менеджмента от Павла Обода.
Шаги для поддержания корпоративной культуры
1. Транслируйте сотрудникам единый месседж
Вторая волна опять вынесла команды на remote, и для руководства очень важно проработать единую политику. К примеру, если ваш CTO озвучивает позицию, отличную от вашей — сотрудники просто не будут знать, кого слушать. Соберите своих топ-менеджеров или decision board и проясните позицию компании по ключевым вопросам.
Поспорьте между собой за закрытыми дверьми и выходите к команде с единой линией нарратива. Согласуйте главные критические моменты:
- в каком случае продлевать удаленную работу?
- когда можно выходить в офис?
- как распределяем бюджет и какие основные статьи расходов?
- какая политика компании насчет сотрудников, попавших в форс-мажорную ситуацию?
2. Успокойте коллектив
Ваша задача — демонстрировать свою уверенность и силу. Команда заключила с вами социальный контракт, они рассчитывают на вас, как на лидера. Не раздражайтесь, если кто-то проявляет излишнюю эмоциональность — просто покажите, что вы спокойны и знаете, что делать. Тогда постепенно в это поверят все, и рабочие процессы вернутся в привычное русло.
Когда вся команда на remote, вам необходимы инструменты, чтобы видеть реальное состояние людей. Для мониторинга рабочих процессов и настроения сотрудников на удаленке можно использовать специальные приложения, к примеру, Flowtrace. Программа собирает и анализирует следующие метрики:
- рабочее время — сколько часов занимают чаты, мессенджеры, митинги и прочее.
- связанность и вовлеченность — общение между разными отделами и членами команды. Если сотрудники не коммуницируют по бизнес-процессам, хотя должны — вы увидите это на диаграмме и сможете оперативно вмешаться в ситуацию, пока она не отразилась на работе.
- в какой тональности проходит обсуждение — позитивной или негативной. Flowtrace не нарушает конфиденциальность переписок, программа только анализирует тенденции.
Зная, куда уходит время, кто с кем общается и на каких тонах — вы сможете правильно отреагировать и, соответственно, повысить производительность команды. Приложение интегрируется со Slack, GitHub и Jira, Google Workspace (ex gSuite) including Gmail, Docs and Google calendar.
3. Установите общие правила remote-игры
Определите на стратегической встрече, каковы правила удаленной работы и оформите эту информацию в единый фреймворк. Обязательно пропишите:
- в какие часы все должны быть онлайн?
- какие каналы связи использовать в каждом конкретном случае — почту, мессенджеры и т.д.?
- какие онлайн и оффлайн встречи обязательны для всех?
4. Установите план коммуникации
Коммуникация — ваше главное оружие, в ситуации турбулентности вы не можете отмалчиваться и бездействовать. Объясняйте сотрудникам, что происходит, оперируя реальными фактами.
Главные инструменты для коммуникации на удаленке:
- общее собрание — будьте открыты, расскажите команде о плане компании в случае худшего развития событий. Люди должны понять, что вы знаете, что делать в любой ситуации.
- встречи one-to-one. Иногда самые здравомыслящие сотрудники поддаются панике или оказываются в трудной ситуации. Уделите особое внимание тем, кто явно находится в критическом состоянии. Не поленитесь выяснить, что происходит — возможно, человеку просто нужно проговорить свои опасения. Такие встречи повышают лояльность и увеличивают ваш авторитет — будьте собраны, спокойны и дайте понять, что держите все под контролем.
- чаты и email-рассылки. После того, как была оглашена общая политика, поддерживать коммуникацию можно и в онлайн-режиме. Обратите внимание, что люди любят, когда рассылки приходят в одно и то же время — это дисциплинирует и воспитывает рабочие привычки.
Как сделать удаленную работу комфортной?
Мягкая дисциплина
Удаленная работа позволяет уделять немного больше времени своей жизни. Не стоит заставлять сотрудников придерживаться сурового графика, сосредоточьтесь на ROWE — Results Only Work Environment. Что это означает? Главное — чтобы сотрудник качественно и в срок выполнял свои задачи, и неважно, чем он занимается параллельно.
При этом, все члены команды должны быть на связи в оговоренное рабочее время и присутствовать на рабочих собраниях — этот момент обязательно пропишите в вашем фреймворке удаленной работы.
Upgrade планирования
Планирование — это самое критичное при удаленной работе. Проще всего работать по недельным или двухнедельным спринтам. Используйте Gantt Chart и task-трекеры — уходите от постановки задач в переписке, планерок и блокнотиков.
Четкие дедлайны
Срок выполнения каждой задачи должен быть максимально конкретизированным — что нужно сделать, кто должен это сделать и к какому сроку.
Видеозвонки
Если ваша команда работала долгое время в офисе перед переходом на удаленку, то даже 15-минутный видеосозвон даст дополнительную поддержку и эмоциональный коннект.
Ритм встреч
Стандартные дэйли-митинги подходят и для удалённой команды — быстрый отчёт (в пределах пары минут) о том, что было сделано вчера и какие планы на сегодня. Для решения рабочих вопросов создавайте виртуальные переговорки, в которых можно что-то обсудить командой.
Чаты
Конечно, количество чатов вырастет в несколько раз. Распределите общение, создайте чаты под каждый проект. Приучите команду расписывать свои сообщения по пунктам и пронумеровывать их — это очень экономит время.
Хорошая практика — писать в чаты можно когда угодно, но ожидать ответы только в рабочее время. Все приступают к задачам в разное время, поэтому сообщения появляются даже среди ночи. Сотрудники имеют выключить звук в рабочих чатах после окончания рабочего дня.
Создайте один чат для решения горящих вопросов, который нельзя мьютить, но можно использовать только для самых срочных задач. Скорость ответа в таком чате до 20 минут.
Простые инструкции/чеклисты
Пропишите инструкции для всех повторяющихся задач, которые будут понятны даже человеку, впервые вникающему в тему.
Action plan
Итак, каков план для поддержания корпоративной культуры при удаленной работе?
Соберите топов и выработайте унифицированную политику компании и единый remote-фреймворк.
Расскажите команде правила remote-работы, а затем ведите коммуникацию удаленно, отслеживая настроение и тенденции в коллективе с помощью приложений типа Flowtrace.
Если вы правильно войдете в удаленный режим, то, возможно, не захотите возвращаться в оффлайн! Некоторые компании так и работают — каждая команда выходит на пару дней в офис в течении недели, а в остальное время все выполняют свои задачи удаленно.
Удачи и продуктивной комфортной работы!
И как всегда приглашаем в наш клуб “Growth Factory Academy” где мы помогаем компаниям размером от 5 до 200 человек развивать свои бизнесы даже в это не простое время с помощью:
- регулярных занятий и мастерклассов (8 в месяц)
- доступ к закрытой библиотеке конференций Outsource People, тренингов за 8 лет и курсов от экспертов в аутсорсе
- закрытое сообщество из 250+ директоров
