У каждого руководителя есть свои наработанные приемы и шаблоны, которые позволяют ему справляться с бесконечным потоком задач и ответственностью за наши предприятия.

Часто у меня спрашивают, как я успеваю управлять компанией, при этом одновременно заниматься несколькими проектами, такие как курсы ITBursa, организация тренингов для директоров, конференций Outsource People, Startup Kharkiv, а также социальными активностями и  путешествовать.

Мини книга “Тайм-менеджмент и личная эффективность”

Скачайте книгу сейчас

 

Marketing by

Короткий ответ состоит в том, что на всех направлениях работают довольно ответственные менеджеры, которые могут плодотворно справляться, особенно с рутинным задачам.

Но все же есть несколько приемов, которые я активно использую, но редко встречаю у коллег. Я решил привести их тут. До некоторых я дошел сам, некоторые подсмотрел, некоторые банальны, но работают для меня и я рад.

Записывать видео инструкции или пояснения
Часто мы просим от заказчика подробное описание непростой проблемы, с которой он сталкивается. Иногда мы сами выступаем в роли заказчика, когда заказываем дизайн, верстку у подрядчиков или даже своих сотрудников.

Кроме того, нам часто приходится объяснять как делать однотипные задачи, такие как работа с тасктрекером, заполнение отчетов для джуниоров, принципы работы вашей CRM.

Решением является запись коротких скринкастов, в которых вы крайне быстро объясните, что вам нужно. В чем же их сила, брат или сестра?

• когда вы жмете кнопку “мотор” – вы уже в потоке и вам некогда отвлекаться
• вы можете объяснить достаточно сложный визуальный баг и показать, как именно он происходит
• проговорить голосом и показать у меня получается в 5-10 раз быстрее, чем если бы описывал текстом и сделал скрины
• в случае видео-инструкции ваш будущий зритель может остановить в любом месте и пересмотреть самые интересные моменты, что невозможно, если бы показывали “живьем”. И да, записали один раз – показали разным людям много раз.

Технически на Mac-е это реализуется с помощью QuickTime и загружается на youtube в закрытом режиме. Моментально при начале загрузки вы получаете ссылку и отсылаете кому нужно. Пока он созреет ее открыть, ваш 2-3х минутный ролик будет уже готов.

Под Windows я когда-то использовал Camtasia.

Порекомендуйте это же вашим заказчикам.

Вот свежий пример обсуждения макета с дизайнером:

Сохранять статьи в PDF, видео из youtube
Часто во время работы мы натыкаемся на заманчивую статью или видео, которую очень хочется почитать или посмотреть. Если мы даже заставляем себя отложить на потом, то она долго висит в наших вкладках или блокнотах. Одним из удобных решений – сохранять все интересные статьи в PDF, а ролики из Youtube c помощью сервиса Savefrom.net. В случае последнего, вы просто добаваляете “ss” перед ссылкой на ролик. Например по ссылке ролика
https://www.youtube.com/watch?v=DRVvFYppU0w – https://www.ssyoutube.com/watch?v=DRVvFYppU0w.

Далее, вы рано или поздно внимательно и увлекательно просмотрите и прочитаете все скачанное без внешних отвлечений, например в путешествии или где будет слабый интернет.

Google календарь
До сих пор мало кто моих знакомых пользуют Google календарь для подтверждения встреч, как внутри, так и во вне компании. Особенно ценно это для организации первых встреч с заказчиком, с которыми у вас наверняка разные часовые пояса. Складывание в голове разниц меня уже не раз подводило :).

Сейчас мы используем для внутренних встреч, интервью, личных встреч, а также напоминанием, когда нужно кому-то позвонить в рабочее время.

Для синхронизации с гуглкалендарем у меня все время включен WiFi на телефоне и я проснувшись планирую день с учетом существующих встреч.

Повестка дня перед встречами
Одним из самых страшных времяедов может стать ваше очередное совещание. Лучший рецепт для этого – отсутствие повестки дня.

Я настаиваю перед каждым совещанием, чтобы все вопросы были упомянуты в http://collabedit.com/ – это по сути упрощенный аналог google docs, который был разработан для онлайн интервью программистов.

Далее остается лишь следить, чтобы участники совещания не выходили за пределы повестки и выделенного временного промежутка

Спорт для переключения мозгов
Да, вы наверняка уже читали или слышали. Возможно, применяете. Но сколько раз я слышу от коллег: “У меня нет на это времени”. Часто причина кроется в банальной лени или плохой организации.

В конце рабочего дня моя голова обычно переполнена мыслями и в напряжении. Совесть не дает покинуть рабочее место, так как “столько еще несделанного!”.

Из опыта знаю, что если остаться допоздна, то продуктивной работы скорее всего не получится. И вот три раза в неделю, даже через “не хочу”, я отправляюсь на скалодром в родной университет и полностью забываю про все рабочие дела в нашем дружном спортивном коллективе. После тренировки появляется ясность в голове и приятная усталость в теле, вместо дневного напряжения и накопленных министрессов.

Если вы будете в Харькове – пинганите меня и я обязательно возьму вас с собой!

Обеды с коллегами
Наверняка многие слышали про книгу “Никогда не ешьте в одиночку”. Гораздо меньше людей ее читали и я тоже не исключение.

Я стараюсь два-три раза в неделю обедать с коллегами – директорами из нашего IT клуба или другими опытными специалистами из нашей сферы.

Мы обсуждаем вопросы поиска заказов, кадров, решение внутренних проблем и просто беседуем о жизни. После каждой такой встречи у меня появляются несколько полезных идей, а также понимание, что не только у меня определенные проблемы, а у многих увы и хуже. Но бывает и часто наоборот, когда открываются глаза на то, что можно сделать и достичь.

Благодарность себе за работу – прогулка
На слуху и на поверхности идея, что нужно себя самого мотивировать, например, за кусок сложной проделанной работы или отлично проведенные переговоры. Что это может быть? Что-то вкусное – я и так себя не сильно органичиваю. Посидеть просто в интернете “в свое удовольствие” – тоже не вариант.

Поэтом сейчас я стараюсь “благодарить” себя 10 минутными прогулками вдали от скайпов и gmail-ов. Это по-настоящему позволяет расслабить мозги и отдохнуть телом и мозгами.

Искренне рассчитываю, что эти приемы помогут вам получать удовольствие от работы и успевать чуть больше.

Какими приемами можете поделиться с коллегами вы?

И приглашаем в наш клуб “Growth Factory Academy” где мы помогаем компаниям размером от 5 до 200 развивать свои бизнесы даже в это не простое время с помощью:

• регулярных занятий и мастерклассов (8 в месяц)
• доступ к закрытой библиотеке конференций Outsource People и тренингов за 8 лет
• закрытое сообщество из 150+ директоров

Для тех, кто только хочет или запускает компанию – изучите возможности “Аутсорс Инкубатора” – аналогичный клуб, только для начинающих.

И если в вашей компании оборот от $1mln/год, то можете подать заявку на MasterMind

Павел Обод Партнер и основатель “Growth Factory”

Соц. сети: