“Доверяй, но проверяй”
Всем владельцам компаний, конечно же, хотелось, чтобы их сотрудники, трудились на благо Родины и компании. Но человеческая плюс славянская природа такова, что нам свойственно не делать, пока нас не контролируют или делать все в последний момент. Конечно, есть 5-10% сотрудников, которые будут отлично работать, следить за ними или нет. Но с большинством нужно работать, чтобы результат был постоянным и предсказуемым.
Мини книга “Тайм-менеджмент и личная эффективность”
Как успеть всё или хотя бы многое? Как ежедневно продвигаться к своей цели? Обзор инструментов планирования и тайм-менеджмента от Павла Обода.
Есть руководители, которые считают, что главное результат, а следить за разработчиками совершенно не нужно. С прагматической точки зрения – это совершенно логично. Нашим заказчикам также все равно, лишь бы был результат. С другой стороны, нам и нашим сотрудникам свойственно отвлекаться и лениться. Зная, что каждый день сотрудник должен будет показать результат, а также как именно он работал, это значительно повышает его результативность.
Дополнительно стоит отметить, что и нам свойственно предполагать самое наихудушее. И если вы не уверены на 100% в своих людях (а это сложно и иногда больно), то будете думать, что они скорее всего ничего не делают, чем пашут как черти. Ровно такая же психология и у ваших заказчиков.
Мы начали с самого простого, как скорей всего и у вас, Google Docs FTW. Ежедневно сотрудники отписываются о проделанной работе и отмечают количество отработанных часов (мы требуем, чтобы было отработано N часов в месяц). Выглядит это так:
Далее, мне захотелось чего-то большего. Также многие заказчики хотят будет уверены, что по системе T&M им не накручивают часы (а все так или иначе этого опасаются). В итоге я склонился к использованию Desktime. Но вначале, как я к нему шел.
Первое, что пришло в голову – это использовать знакомый Odesk.
Один из заказчиков предпочел именно эту среду, хотя мы познакомились изначально на русской тендерной площадке. В Odesk Team делаются скрины, что я считаю некорректным с точки зрения privacy, чтобы требовать от всех разработчиков. Хотя, уверен, что со временем они бы к этому привыкли. Также там идет привязка к карточке с выплатой 10% от всех сумм. Если их компенсирует клиент – то хорошо, но для внутреннего учета не вариант.
Сайт: http://odesk.com
Совсем по другой системе работает Toggl. Я использую его для трэка личного времени. Данный ресурс работает по принципу хронометража. Вы указываете над каким таском работаете, стартуете его, как заканчиваете жмете кнопку остановки. Главное не забыть, иначе насчитает сотни часов на простой таск. Есть возможность использовать компаниями.
Сайт: https://www.toggl.com/
Аналог Odeska – Tahometer. Он как и клиент от Одеска позволяет сохранять скрины, учитывать общее время. Сохранение скринов все равно напоминает мне некую слежку от Большого Брата.
Сайт: http://tahometer.com
В итоге я остановился на Desktime. Его мне посоветовал Вадим, гость одного из подкастов посоветовал систему, которая поможет правильно учитывать время сотрудников.На вашей личной вкладке вы можете посмотреть вашу личную эффективность и ваше место по продуктивности в компании:
И можно посмотреть графики вашей работы и графики эффективности:
И самое важное, можно посмотреть кто сейчас в какой программе работает, сколько человек сейчас вообще работает, сколько опоздало сегодня.
По каждому сотруднику можно посмотреть, сколько и когда он отработал, а также эффективность его рабочего дня. Исходя из этих часов ему и выплачивается ЗП.
Приятной фишка – иконкой отображается, сколько вы сами отработали часов за сегодня исходя из нормы, и сколько ваших сотрудников сейчас трудятся онлайн:
Первое время, когда мы ввели такой учет, многие сотрудники соревновались за то, чтобы быть первым по продуктивности.
Есть несколько способов как можно обмануть эту программу, которые мне приходят в голову. Но все же данный ряд программ все равно следует использовать как вспомогательный к собственно результатам, которые сотрудники производят.
Как мы у себя его используем:
- Учитываем рабочие часы для выплаты заработной платы
- Позволяет реально представлять над чем и когда работают мои сотрудники
- У каждого менеджера свои группа сотрудников для контроля
- Отслеживает продуктивность сотрудников
- Даем доступ некоторым заказчикам к их dedicated team
- Следить за опозданиями сотрудниов (скажи нет турникетам 🙂 )
Сайт: http://desktime.com
Касательно внедрения этой системы никакой революции в коллективе не произошло. Просто на одном из сообраний, я сообщил, что у нас часто бывают задержки по проектам (и сотрудники сами об этом знают), поэтому с сегодняшнего дня мы используем для учета DeskTime для упрощенной системы учета нашего гибкого графика работы и пресловутой прозрачности.
Одним из комментариев к этому посту возник следующий вопрос: “Как вы ведете учет времени который команды или люди тратят на встречи, обсуждения, или просто обдумывание проблем?”.
В системе можно отметить оффлайн активности:
По нормам КЗоТ на каждый час работы за компьютером у сотрудника должно быть около 10 минут перерыва. Поэтому, если в конце месяца сотруднику будет немного не хватать часов до нормы, то на это можно будет закрыть глаза.
Выводы. Если вы хотите повысить прозрачность и производительность вашей команды, то вам наверняка стоит использовать одну из систем автоматизированного учета времени. В случае, если вы готовы пожертвовать персональными данными команды, но конкретно видить что именно делают сотрудники – стоит использовать tahometer. Если же вам достаточно учета расходуемого времени по отношению к полезным/нейтральным/вреднам программам, то DeskTime вам подойдет.
Бывает, проснешься в 7 утра или ложишься в 11, а значок Desktime показывает какое-то число онлайн, и понимаешь, что где-то трудится твой коллега. От этого становится немного теплей )
И приглашаем в наш клуб “Growth Factory Academy” где мы помогаем компаниям размером от 5 до 200 развивать свои бизнесы даже в это не простое время с помощью:
- регулярных занятий и мастерклассов (8 в месяц)
- доступ к закрытой библиотеке конференций Outsource People и тренингов за 8 лет
- закрытое сообщество из 250+ директоров
